De "Gouden Regel" van de Belastingdienst
Voordat we in de details duiken, is er één basisprincipe: een uitgave is enkel aftrekbaar als je kunt bewijzen dat deze is gedaan voor de zakelijke belangen van jouw onderneming.
Koop je een laptop die je 100% voor je zaak gebruikt? Dan is deze volledig aftrekbaar. Gebruik je de laptop ook privé? Dan mag je enkel het zakelijke gedeelte inbrengen. In Nederland is de administratieplicht heilig: bewaar jouw facturen en bonnetjes minimaal zeven jaar.
4 Belangrijke aftrekposten die je niet mag vergeten
Hoewel zaken als de oudedagsreserve (voor zover nog van toepassing) of verzekeringen vaak wel bekend zijn, worden deze vier posten vaak onderschat:
1. De werkruimte: Let op de fiscale eisen
Werk je als zelfstandige vaak vanuit huis? Dan wil je natuurlijk een deel van je huisvestingskosten inbrengen.
De realiteit: De Belastingdienst is hier zeer streng. Een werkruimte in een privéwoning is meestal pas aftrekbaar als deze een 'zelfstandig gedeelte' is (met eigen sanitair en ingang) en je voldoet aan het inkomenscriterium. Voor de meeste zzp'ers is de werkkamer thuis helaas niet aftrekbaar. De tip: Huur je een externe kantoorruimte of een flexplek? Dan zijn de volledige huur, inrichting en zelfs de koffie daar wel 100% aftrekbaar.
2. Scholing en vakliteratuur
In Nederland is investeren in jezelf niet alleen slim, het is ook fiscaal interessant voor jouw onderneming.
De realiteit: Cursussen, webinars en vakliteratuur zijn aftrekbaar als ze bedoeld zijn om jouw vakkennis op peil te houden. Let op: kosten voor een volledig nieuwe studie buiten je vakgebied vallen vaak onder een andere regeling. De tip: Reis je voor een congres naar het buitenland? Dan zijn ook de reis- en verblijfskosten (beperkt) aftrekbaar als zakelijke kosten.
3. Gemengde kosten: Telefoon en internet
Als eenmanszaak gebruik je je smartphone en internetverbinding waarschijnlijk zowel zakelijk als privé.
De realiteit: Je moet een reële splitsing maken (bijv. 75% zakelijk, 25% privé). Alleen het zakelijke deel breng je in als kosten. Voor internet thuis geldt vaak dat dit alleen aftrekbaar is als je een zakelijk abonnement hebt op een zakelijke werkruimte. De tip: Denk ook aan softwareabonnementen (SaaS), cloudopslag en jouw websitehosting. Deze kleine maandelijkse bedragen tikken op jaarbasis stevig aan.
4. Reiskosten en de auto
De regels voor auto's van de zaak en privéauto's zijn in Nederland heel specifiek.
De realiteit: Gebruik je je privéauto voor zakelijke ritten? Dan mag je in 2026 waarschijnlijk nog steeds € 0,23 per kilometer aftrekken van je winst (check de actuele tarieven voor 2026). Heb je een auto op naam van de zaak? Dan zijn alle kosten aftrekbaar, maar krijg je te maken met de bijtelling voor privégebruik. De tip: Houd een sluitende rittenregistratie bij als je minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt met een zakelijke auto om bijtelling te voorkomen.
De echte uitdaging: de "schoenendoos des onheils"
Weten wat je kunt aftrekken is maar de helft van de strijd. De echte uitdaging voor drukke ondernemers is het bewijzen ervan.
De bewijslast ligt bij jou. Als je een controle krijgt van de Belastingdienst en je kunt de originele bon van dat zakelijke diner van drie jaar geleden niet laten zien, dan wordt die aftrekpost geschrapt – en kun je zelfs boetes krijgen.
Dit leidt tot de gevreesde "schoenendoos des onheils", vol met vervaagde kassabonnetjes aan het einde van het jaar. Het is stressvol, inefficiënt en het kost je simpelweg geld.
Dit is het moment waarop technologie het handmatige werk moet overnemen.
Stop met het zoeken naar bonnetjes met de Qeld-app
Bij Qeld weten we dat ondernemers geen bedrijf zijn begonnen om parttime accountant te worden. We weten ook dat cashflow essentieel is en dat gemiste aftrekposten jouw winst direct schaden.
Daarom hebben we een eenvoudige onkostenbeheer tool direct in de Qeld-app geïntegreerd, speciaal voor gebruikers van de Qeld VISA-kaart.
Zo helpt de Qeld-app jou om je aftrekposten te maximaliseren zonder gedoe:
- Foto maken en klaar: Heb je een aankoop gedaan met jouw Qeld VISA? Maak direct een foto van de fysieke bon in de app. De digitale kopie wordt veilig opgeslagen en direct gekoppeld aan de transactie.
- Weg met papier: Zodra de bon digitaal is, kun je afscheid nemen van die stapels vervagende papieren bonnetjes. (Let op: de Belastingdienst stelt eisen aan digitale bewijsvoering, maar met een goede digitale back-up ben je uitstekend voorbereid).
- Direct categoriseren: Label de uitgave meteen – "Reisuren", "Kantoorartikelen" of "Lunch met klant". Je hoeft zes maanden later niet meer te gissen waar die € 50 aan kosten ook alweer voor waren.
- Realtime overzicht: Zie precies wat jouw bedrijf uitgeeft, waar en wanneer. Dit gaat niet alleen over belastingen; het gaat erom dat je jouw cashflow op elk moment begrijpt.
Door de onkostentool van de Qeld-app te gebruiken, zorg je ervoor dat elke legitieme zakelijke uitgave wordt vastgelegd, gecategoriseerd en klaarstaat voor jouw boekhouder aan het einde van het jaar.
Laat jouw zuurverdiende inkomsten niet verloren gaan door zoekgeraakte documenten. Stroomlijn je uitgaven en focus je op groei.
Klaar om jouw bedrijfsfinanciën te vereenvoudigen?
Vraag vandaag nog een Qeld VISA aan en neem de controle over jouw uitgaven met de Qeld-app.
